Que faire face à un impayé ?
Dans la vie d’un entrepreneur, il y a des moments désagréables. Et faire face à un impayé fait partie de ceux-là.
La question « que faire face à un impayé ? » hante de nombreuses entreprises*.
Nous allons voir dans cet article comment y faire face, les différents recours à votre disposition. Et aussi d’aborder quelques moyens afin de les prévenir.
Trucs et astuces pour prévenir les impayés
À titre personnel, j’ai eu à traiter le sujet des impayés dans mon ancienne vie en tant qu’ingénieur commercial. Mais aussi en tant qu’entrepreneur.
Dans mon ancienne structure, même si cela n’enchantait bien entendu personne, nous étions staffés. Le dirigeant avait une expérience sur le sujet. La comptable était au fait de la procédure à suivre.
Il y avait, si besoin des avocats, qui pouvaient être mobilisés. Et surtout, nous nous appuyons sur une société d’affacturage.
*Selon une étude, 1 PME sur 2 est victime de retards de paiement.
Donc dans ma précédente expérience professionnelle, la société où j’évoluais en tant que salarié utilisait les services d’un affactureur.
Ce type de structure couvre les risques liés au non-paiement d’une facture. Dit autrement : elle vous paye la facture en cas de défaut.
Mais, il y a toujours un mais :
Ces services ne sont pas gratuits.
Une société d’affacturage ne couvre pas toutes les factures. Elle établit avant de dire oui ou non, un scoring. Et c’est cette notation qui détermine sa réponse : oui, non, ou une partie de la facture qui sera couverte.
Les éléments qui entrent en compte dans la notation : l’ancienneté du client, ses (éventuels) retards de paiement avec d’autres fournisseurs, son bilan.
Donc, déjà, si vous êtes freelance et que vous devez travailler avec une PME ou un grand compte, rien ne vous interdit de regarder sa situation financière. Au cas où.
Si vous avez la possibilité de passer par une plateforme de paiement. Normalement, cela apporte une garantie de paiement. Si le client final ne paye pas, c’est la plateforme qui en supporte les risques et qui s’occupe des relances.
Pour connaître quelques plateformes de mises en relation, c’est ici : La liste ultime des plateformes de freelances recherchant des missions
Ensuite dernier point, et ce n’est pas le moindre, pensez à envoyer une facture à votre client avant de réclamer votre quoi que ce soit. Cela peut paraître évident, mais j’ai rencontré des entrepreneurs qui se contentaient du devis pour exiger leur dû…
La procédure, en temps normal, est la suivante :
Validation de votre devis avec signature et tampon
Encaissement de votre acompte ou de la totalité si vous avez négocié en ce sens. Il est probable que votre client vous demande alors une facture « Pro forma ».
Livraison du produit ou production de la prestation
Facturation (en précisant la date de livraison ou de fourniture de prestation).
Si vous souhaitez en savoir plus sur comment éditer une facture, cet article dédié à la question : Les 9 mentions obligatoires d'une facture (avec et sans TVA)
Bien connaître les process internes du client
Si c’est un nouveau client : soyez particulièrement curieux quant à son organisation interne. Vous devez savoir qui traite les devis, les factures. Qui s’occupe du paiement. Ce n’est pas toujours les mêmes personnes.
Si c’est plusieurs personnes : vous devez connaître d’eux : nom, prénom, ligne directe et email.
Très important aussi : le parcours d’une facture. Le traitement n’est pas forcément le même d’une entreprise à une autre.
Pour terminer : cela n’est pas une protection absolue mais contre un impayé certains détails ne sont anodins : soyez sympa.
Au moment de négocier, pour obtenir une information importante, ou le paiement, c’est le genre de points qui peut faire la différence. N’oublions pas qu’en face, nous avons des êtres humains.
Si le sujet de la négociation vous intéresse, je vous invite à lire cet l’article ci-contre. Quelques principes peuvent y être appliqués : Comment utiliser l'art de la négociation pour signer des affaires
Recours contre un impayé : 1ère étape dite de conciliation
Malgré toutes vos précautions, le délai de paiement n’a pas été respecté.
Nous voilà ici à l’étape que je qualifierais de « pré-négociation ».
Disons que pour l’instant “jusqu’ici tout va bien”. Pas de panique. De toute façon, quelque que soit l’étape, agir dans la précipitation serait contre-productif.
Sachez que dans la majorité des cas, la facture non réglée est davantage le fruit d’une erreur que d’une intention malveillante.
Ici, nous allons multiplier les points de contacts : gérant, président, directeur, directeur financier, comptable, assistante de direction. Mais aussi les moyens de connexion : téléphone (l’idéal), mail, sms, courrier recommandé.
À ce stade, l’enjeu est d’abord de comprendre. Et d’avoir la réponse à quelques questions simples : « À quel stade traitement est votre facture ? », « Qui doit normalement s’en occuper ? », « Qui doit être relancé ? ».
Vous agirez en fonction des réponses obtenues. Attention d’être souple mais ferme. Certains mauvais clients, quand les montants sont faibles, font le pari que leurs créanciers se lasseront. Il s’agit ici de montrer tout de suite votre forte détermination afin d’envoyer immédiatement un message tout autre.
Recours contre un impayé : 2ème étape dite de relance
Si la tentative de conciliation a été infructueuse, il va falloir passer à la vitesse supérieure : la lettre de relance. Jusqu’ici tout va bien mais.
À ce stade peut se poser la question de proposer un nouveau délai de paiement. C’est à juger au cas par cas. Vous pouvez aussi décider de l’application (ou pas) d’indemnités de retard. Pour information à J+1 de l’échéance de facture, l’indemnité forfaitaire est de 40 euros.
Mais, attention, recourir à l’application des indemnités peut aussi compliquer le recouvrement. Et, accessoirement, entacher votre relation avec votre client…
Conseil : toujours privilégier un recouvrement de créances à l’amiable.
Si besoin vous pouvez utiliser à plusieurs reprises la lettre de relance.
Note :
Les courriers de relances clients peuvent être envoyées par courrier classique ou par voie électronique.
Je vous invite à y joindre à chaque la facture à régler
De proposer différentes solutions de paiement (chèque, virement, paypal, etc.)
Recours contre un impayé : 3ème étape dite de la mise en demeure
À ce moment, les discussions sympathiques sont terminées. Le débiteur ne répond pas ou plus. Ou vous sentez qu’il n’est sensible à plus aucun argument rationnel. Dans tous les cas, vous commencez à sentir que la méthode douce ne vous permettra pas d’obtenir le paiement de votre due…
Bref. La négociation est terminée. C’est le moment où le négociateur menace de donner l’assaut.
La mise en demeure est l’indication que la prochaine étape passera par la voie judiciaire si aucun règlement n’est effectué au terme échu.
Je vous invite à envoyer votre lettre de mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Ou alors, parce que vous êtes de la nouvelle génération : lettre recommandée électronique avec accusée de réception.
Recours contre un impayé : 4ème étape dite de l’appel à un huissier de justice ou un cabinet de recouvrement
L’assaut est donné. Maintenant la procédure de recouvrement est confiée à un officier public ministériel. Charge à lui d’engager les actions nécessaires comme la procédure judiciaire d’aller en justice.
Vous pouvez aussi faire appel à un société de recouvrement. La plupart -et c’est heureux- se rémunère au succès. C’est-à-dire que vous ne déboursez rien au début. Et le paiement, un pourcentage du montant recouvré, se fera une fois votre créance récupérée.
Bonus - En parallèle ou option à étudier : faire appel aux services gratuits de médiation proposés par l’état. Attention, pour solliciter le médiateur, votre litige doit porter sur un montant supérieur à 1500€.
Pour prendre contact : mieist.finances.gouv.fr
Que vous ayez besoin de trésorerie en cas d’impayé ou d’une société pour vous aider, ci-contre une petite liste : Liste des sites indispensables pour tout entrepreneur - Finances
Et aussi
Pour revenir au début de cet article sur comment faire face aux impayés.
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