Comment recruter un stagiaire/contrat de qualification/alternance ?
Pendant son activité, un entrepreneur peut souhaiter agrandir sa société ou avoir besoin d’une aide ponctuelle pour des tâches particulières. Employer directement un CDD ou un CDI paraît effrayant compte-tenu des charges salariales, surtout quand il s’agit de sa première embauche.
L’entrepreneur a une autre solution pour créer son équipe, le stage ou apprentissage en alternance : il diminue les risques sur sa trésorerie en étant exonéré d’une partie de ses charges sociales, il bénéficie d’aides financières de l’État pour le recrutement, la transmission de savoir est appuyée par l’école de formation, le stagiaire apprendra les process des missions et les valeurs de l’entreprise avant embauche définitive en CDD/CDI voire avant qu’il devienne un associé de l’entreprise.
Quid des conditions d’embauche, de la rémunération, du processus de recrutement et des avantages et inconvénients de prendre en charge un alternant, ou un stagiaire. On va faire ici un point de situation.
Sommaire
Conditions pour recruter un stagiaire ou alternant
L’obligation d’une convention de stage tripartite
Âge d’admission
Comment recruter un bon stagiaire ?
Conditions pour recruter un stagiaire ou alternant
L’obligation d’une convention de stage tripartite
Les stages sont obligatoirement inscrits dans un cursus pédagogique. Une convention de stage sera donc signée par l’étudiant stagiaire, l’école (ou université ou centre de formation) et l’entreprise d’accueil. Ce contrat recense le type de contrat d’apprentissage, le nom du tuteur qui prendra en charge l’étudiant en alternance, les assurances, la date de début et la durée du stage, les engagements de chacun, les missions, les compétences à acquérir, la gratification si le stage dépasse 2 mois consécutifs.
Les stages sans processus de formation ou conventionnés sont interdits.
Le stagiaire n’est pas considéré totalement comme un salarié, il ne recevra pas de bulletin de salaire sauf si sa gratification est supérieure aux barèmes. Les horaires et les jours de présence dans l’entreprise sont fixés par convention. Il ne prendra pas la responsabilité d’une charge lourde de la société.
Toutefois, il bénéficie d’un contrat, d’une rémunération, de congés (dans le cas des stages de plus de 2 mois), de RTT comme tous les autres salariés. Il a droit au remboursement à moitié de ses frais de transport en commun et à la cantine de l’entreprise. Il est protégé par le Code du Travail en cas de harcèlement ou discrimination.
Une entreprise peut se voir interdire son droit à une convention avec un stagiaire lorsque les conditions de travail peuvent porter atteinte à la sécurité physique ou morale de l’étudiant en formation.
Le volume de formation doit comporter un minimum de 200 h d’enseignement.
Il est interdit d’employer des élèves mineurs de moins de 15 ans sauf s’ils sont titulaires de contrats d’apprentissage professionnel (CAP, BEP, CFA).
Le Service-public vous informe qu’ « en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l'ancienneté. » La période d’essai ne peut toutefois pas être réduite de plus de la moitié sauf accord collectif.
L’employeur doit respecter un délai de carence entre deux stages pour le même poste équivalent à 1/3 de la durée du stage précédent soit pour un stage de 3 mois, un mois de carence entre deux embauches.
Âges d’admission
Un étudiant « apprenti » peut être embauché entre ses 16 ans et ses 29 ans, sauf (sources Code du Travail) :
« 1° Lorsque le contrat ou la période d'apprentissage proposés fait suite à un contrat ou à une période d'apprentissage précédemment exécutés et conduit à un niveau de diplôme supérieur à celui obtenu à l'issue du contrat ou de la période d'apprentissage précédents ;
2° Lorsqu'il y a eu rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l'apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci ;
3° Lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne à laquelle la qualité de travailleur handicapé est reconnue ;
4° Lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne qui a un projet de création ou de reprise d'entreprise dont la réalisation est subordonnée à l'obtention du diplôme ou titre sanctionnant la formation poursuivie ;
5° Lorsque le contrat d'apprentissage est souscrit par une personne inscrite en tant que sportif de haut niveau sur la liste mentionnée au premier alinéa de l'article L. 221-2 du code du sport. »
Pour les demandeurs d’emploi en cours de reconversion professionnelle, il n’y a pas de limite d’âge pour accéder à une formation alternante du moment que leurs projets sont concrets. Même si le dispositif est surtout axé sur la tranche d’âge des 16-26 ans, les plus de 26 ans peuvent accéder aux contrats de professionnalisation en alternance (source Pôle Emploi MaFormation).
Différences de statuts des stagiaires, du contrat de qualification au contrat d’apprentissage en alternance
Je l’ai dit précédemment, mais l’étudiant stagiaire en milieu professionnel doit être intégré à un cursus pédagogique. La durée du stage en milieu professionnel ne doit pas dépasser 6 mois cumulatifs (924 heures) de présence effective, par année d’enseignement. À chaque stagiaire son contrat. D’ailleurs, quel type de contrat vous conviendrait ?
Stage d’initiation (ou stage de découverte, bain en entreprise) : il se déroule durant la scolarité d’un collégien ou lycéen, il dure environ 15 jours. Il s’agit surtout d’un stage d’observation, il n’entre pas dans un processus d’apprentissage. Il n’est pas rémunéré, mais l’employeur peut décider d’offrir une gratification.
Le contrat de professionnalisation pour un demandeur d’emploi en organisme de formation : l’apprenti sera soumis à un « stage-action » en entreprise de plus de 17 jours cumulatifs. La durée du stage dépendra de la durée de formation. S’il ne dépasse pas 2 mois consécutifs (soit 44 jours réels), il ne sera pas rémunéré directement par l’entreprise, mais il sera soutenu financièrement par le Pôle Emploi. Sa formation peut être financée par une OPCA ou le CPF. Les demandeurs d’emploi ont souvent plus de maturité d’entreprise.
Stage en alternance avec un contrat d’apprentissage : il prend la forme d’un CDD qui dure entre 1 et 3 ans. Cela dépend du diplôme visé. L’apprentissage permet à un étudiant (université, école supérieure) de se former en entreprise pendant ses années d’étude. Pour les missions longues, pour apprendre sur le terrain, c’est un terrain idéal.
Un micro-entrepreneur peut-il recruter un stagiaire ?
Oui, un micro-entrepreneur ou auto-entrepreneur peut embaucher en contrat d’apprentissage; par exemple si l’étudiant est dans la tranche d’âge 16-29 ans (révolus). Ou si une personne a maximum 34 ans révolus prépare un diplôme de niveau supérieur à celui qu’il possédait déjà ou s’il a interrompu son précédent stage.
Il n’y a pas de limite d’âge dans les cas suivants : les travailleurs handicapés, les sportifs de haut niveau, ou les candidats à la création ou la reprise d’entreprise conditionnée à l’obtention d’un diplôme.
L’auto-entrepreneur est soumis à une condition particulière : il doit être titulaire d’un diplôme ou titre du même domaine professionnel que celui visé par son apprenti ou justifier de deux années d’expériences professionnelles dans ce domaine.
Les charges liées à l’embauche d’un stagiaire (cotisations patronales, soit 41 % environ du salaire brut) ne pourront pas être déduites, sauf si le micro-entrepreneur bénéficie d’une aide ou que le taux horaire est de 15 % maximum du plafond de la Sécurité Sociale (environ 3,90€).
Pour réussir cette étape importante, cet article : “7 conseils à suivre pour votre recrutement de stagiaire”
Rémunération de l’alternant
La gratification est calculée en fonction de son âge sur un pourcentage du SMIC ou du minimum conventionnel. La rémunération varie également selon qu’il s’agisse d’un contrat de professionnalisation ou d’un contrat d’apprentissage. Le stagiaire peut bénéficier de droits au chômage (ARE, AREF, ASS, RFF, RSA…) dans le cadre de sa reconversion professionnelle, pour l’appuyer dans sa formation.
La question du salaire chez le stagiaire majeur ou alternant en contrat d’apprentissage (formation professionnelle)
« Lorsque leur durée au sein d’une même entreprise (ou d’un autre organisme d’accueil) est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l’objet d’une gratification versée mensuellement. » source : https://travail-emploi.gouv.fr/emploi/mesures-jeunes/article/les-stages-etudiants-en-milieu-professionnel
Dans ce cadre-là, la gratification est soumise à des barèmes, en fonction de l’âge et du type de contrat. Au moment de l’entretien d’embauche, l’entrepreneur devra connaître les pourcentages du SMIC à appliquer. La convention de stage recensera ce montant versé mensuellement.
Le montant minimum versé par heure de présence est de 3,90€. SI le taux horaire est inférieur, le stagiaire est exonéré des cotisations sociales. Les gratifications sont versées à la fin de chaque mois, et non à la fin du stage.
En cas de rupture de stage, interruption temporaire ou pérenne, l’entrepreneur devra régulariser toutes les heures effectuées par l’apprenti.
Grille de salaire minimum pour un apprenti (chiffres 2020)
À cela s’ajoute les cotisations patronales et le coût de la formation scolaire de l’apprenti.
Soutien financier, aides de l’État : Aides gouvernementales
Pour supporter cette charge salariale, dans le cas où le stage dépasserait 2 mois, l’État propose des solutions telles que :
l’Aide exceptionnelle aux employeurs qui recrutent en apprentissage ou en contrat de professionnalisation (Covid-19) : pour la première année du contrat, si l’apprenti est mineur, la prime sera de 5000€ maximum, pour un étudiant majeur, elle s’élèvera à 8000 € maximum. Cette aide s’adresse aux entreprises de moins de 250 salariés sans condition. Toutefois, si l’entreprise a plus de 250 salariés, il ne faut pas que dépasser les 5 % de stagiaires en contrat d’insertion professionnel par rapport à l’effectif total des salariés (ca concerne à la fois les contrats de professionnalisation, apprentissage, mais aussi les VIE ou CIF-RE) ou 3 % du total des contrats d’apprentissage et de professionnalisation sur l’effectif global de l’entreprise.
URSSAF : réduction générale : dans le cas des apprentis de plus de 45 ans : sous certaines conditions, l’Urssaf permet à une entreprise de réduire ses cotisations et contributions patronales. Sont concernés les ateliers et chantiers d’insertion, les entreprises qui engagent un demandeur d’emploi de plus de 45 ans en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Cette réduction s’applique pour les rémunérations n'excédant pas 1,6 Smic.
Aide de l'État pour les demandeurs d'emplois de 45 ans et plus en professionnalisation (montant maximum 2 000 €)
Pendant la durée du contrat d’apprentissage, quelle que soit la taille et l’activité de l’entreprise : la rémunération de l’apprenti n’est pas assujettie à la CSG et à la CRDS. Les cotisations patronales et salariales dues pour l’assurance maladie, prévoyance sont totalement exonérées. Les cotisations d’assurance chômage sont exonérées. Seules les cotisations liées aux accidents du travail et maladies professionnelles sont dues.
l’Aide régionale à l’insertion professionnelle peut atteindre 95 % du Smic horaire brut pendant 2 ans maximum. Demandez à votre région.
Pour les contrats d’apprentissage : Aide unique à l'embauche (4 125 € la 1ère année d'exécution du contrat, 2 000 € la 2ème année et 1 200 € la 3ème et 4ème année)
Aide à l'embauche les apprentis reconnus comme travailleurs handicapés (montant maximum de 3 000 €)
Créance de taxe d'apprentissage dite bonus alternant (pour les entreprises de 250 salariés et plus comptant en leur sein plus de 5 % de jeunes en apprentissage)
Aide de l'Agefiph pour l’embauche d'un travailleur handicapé en contrat de professionnalisation (montant maximum 4 000 €)
Pour les contrats de professionnalisation aussi l’Aide forfaitaire de Pôle emploi pour les 26 ans et plus en professionnalisation (montant maximum 2 000 €)
Sur le site : apprentissage.emploi.gouv.fr (www.alternance.emploi.gouv.fr/portail_alternance/jcms/gc_5868/aides-pour-recruter-en-contrat-d-apprentissage) il y a foule dans les subventions et déductions :
Trois types de déductions fiscales peuvent s’effectuer sur la taxe d’apprentissage : les frais de stage, les dons en nature et le « bonus alternants ». Le « bonus alternants », en particulier, tend à encourager l’alternance et nécessite une règle de calcul spécifique.
En tant qu'employeur d'une entreprise de 11 salariés et plus, vous êtes exonéré des cotisations patronales de sécurité sociale et des cotisations salariales d’origine légale ou conventionnelle. De plus, la prime à l’apprentissage : Les entreprises de moins de 11 salariés bénéficient d’une prime de 1 000 € par apprenti et par année de formation.
L’accueil d’un apprenti dans son entreprise peut ouvrir droit à un crédit d’impôt apprentissage. Toutes les entreprises ne sont pas concernées. Le montant du crédit d’impôt apprentissage dépend d’une formule de calcul.
L'aide au recrutement d’un premier apprenti ou d’un apprenti supplémentaire : cette prime s'adresse aux entreprises de moins de 250 salariés. Son montant est de 1 000€ minimum.
Comment recruter un bon stagiaire ?
Objectif : un bon stagiaire :
Posez-vous des objectifs, définissez une mission sur laquelle vous êtes sûr d’aider l’apprenti pour qu’il se forme avec vous. Quel âge doit avoir votre stagiaire ? Est-ce que vous souhaitez qu’il complète votre équipe avec son bagage d’expérience ? Souhaitez-vous qu’il ne soit pas parasité par des processus émanant d’autres sociétés ?
Postulez :
Contactez par email les organismes de formation qui proposent des POE, des POIEC (disponible sur le site Maformation du Pôle Emploi), les écoles de niveau supérieur, les IUT, écoles de commerces, les universités. L’école ou le centre de formation ne fait pas l’apprenti, mais les matières dispensées seront des éléments qui vous permettront de filtrer les candidats émanant de ces organismes.
Vous pourrez aussi trier les écoles par distance, celles qui sont proches de vous.
Contactez également votre réseau professionnel.
Ou enfin, déposez une annonce sur le site du pôle-emploi.
CV reçus : l’entretien d’embauche
Après la réception des CV et lettres de motivations, validez les compétences importantes selon vous pour le stage ou l’apprentissage.
Lors des entretiens d’embauche, vous aurez devant vous pléthore de candidats motivés, certains à la recherche d’un emploi dans le métier de leur rêve, d’autres qui chercheront juste à valider le rêve d’un autre.
Scrutez les réactions, posez des questions sur les savoir-faire actuels, mais surtout leurs savoir-être. Demandez-leur d’argumenter par la preuve.
Les étudiants peuvent être curieux, ils souhaiteront en savoir plus sur l’historique de votre entreprise, votre parcours. Ils vous feront passer un mini-entretien, et c’est normal. Préparez votre speech ou votre storytelling. Indiquez les missions qui seront vues (refonte de site, suivi de l’achat d’un bien immobilier, plan de communication). Une perle rare choisira toujours de postuler à plusieurs entreprises pour être sûre de choisir celle se démarquera le plus.
Ensuite ?
Faites le point entre le delta de ce qui vous souhaitez prendre en charge et les compétences requises. Ils ne pourront pas combler toutes les compétences requises pour votre mission, vous serez là pour le guider, pour leur apprendre sur le terrain la réalité du métier, des tâches parfois rébarbatives.
Si besoin, préparez un second entretien avec la shortlist.
Une fois le candidat sélectionné, contactez l’école ou l’organisme de formation. Prenez rendez-vous pour la signature de la convention de stage (en 3 exemplaires).
Préparez-lui sa place et accueillez-le.
Avantages et inconvénients d’un stagiaire en entreprise
Pourquoi est-ce bien de recruter un apprenti ?
Avantages pécuniaires : le coût de la gratification est faible, les aides et subventions sont nombreuses.
Le stagiaire ou apprenti apprend un métier sur le terrain. L’alternance lui octroie un diplôme, et l’entrepreneur lui aura concrètement montré toutes les faces de son métier, les compétences et la valeur de son entreprise. Ce temps passé permet d’évaluer un potentiel salarié.
À noter : si vous souhaitez embaucher un jeune (un ancien stagiaire par exemple), vous avez jusqu’au 31 janvier 2021 pour bénéficier d’une prime.
Pour les jeunes de moins de 26 ans, les entrepreneurs bénéficient d’une aide pouvant s’élever à 4000 € pendant un an en cas d’embauche en CDD de plus de 3 mois/ ou un CDI : il s’agit du plan 1 jeune 1 solution. Le Gouvernement l’a mis en place afin de faciliter l’embauche de ces stagiaires. Toutes les entreprises (à l’exception des particuliers employeurs) sont concernées, sans limite de taille. L’aide est proratisée en fonction du temps de travail et de la durée du contrat.
C’est un acte social fort.
Si votre société existe depuis longtemps, un alternant pourra vous mettre aux goûts du jour des tendances ou des applications qui fonctionnent, une sorte de mise à jour technologique. L’alternant peut également au cours de sa vie en entreprise développer des actions qui permettront d’améliorer la productivité.
Quelque part, l’entrepreneur ou le tuteur, s’il n’a jamais expérimenté cela, développera ses compétences managériales.
Le contrat tripartite : il peut débloquer une situation tendue si le maître de stage, l’élève et le tuteur discutent à trois d’un problème particulier. Cela peut aboutir à une rupture de contrat, une interruption de stage ou à la continuité du stage.
Quels sont les inconvénients de l’embauche d’un stagiaire ?
Le manque d’autonomie dans les missions : l’obligation d’avoir un tuteur qui guide l’étudiant en cours de formation dans l’entreprise. En début de stage, le tuteur portera à bout de bras parfois l’apprenti, car les cours ne permettent pas d’être pro-actif.
Toutes les compétences ne sont pas encore acquises.
Le processus d’embauche est chronophage pour recruter un bon stagiaire
L’importance de la gestion du planning et des vacances scolaires du stagiaire, en plus des congés, des gratifications à calculer en fonction du nombre d’heures effectives de l’apprenti.
L’exonération n’est que partielle pour les charges patronales (sauf aide ou si elles n’excèdent pas 15 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale, soit plus de 3,90€ en 2019).
Je vous propose encore un lien pour en apprendre d’avantage : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/aides-embauche-apprenti
Pour compléter cet article
Revenir au début de cet article sur comment recruter un stagiaire.
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